Diagrama de flujo para resolver problemas en la empresa

Estos son los temas que trataremos:

El diagrama de flujo es una herramienta √ļtil que hace que un proceso sea f√°cil de entender de un solo vistazo, ahorrando tiempo, dinero y posibles malentendidos.

¬ŅCon qu√© frecuencia has pensado en optimizar un proceso en tu empresa, pero no est√°s seguro de por d√≥nde empezar? O tal vez hayas tenido problemas para comprender un proceso cuando te lo describen en detalle.

Usando √ļnicamente unas pocas palabras y algunos s√≠mbolos simples, muestran claramente lo que sucede en cada etapa y c√≥mo esto afecta otras decisiones y acciones. ¬ŅInteresante verdad?

En este artículo, analizamos cómo crear y utilizar diagramas de flujo, y exploramos cómo pueden ayudarte a resolver problemas en tus procesos empresariales, pero primero de todo empecemos definiendo

¬ŅQu√© es un diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo son diagramas f√°ciles de entender que muestran c√≥mo encajan los diferentes pasos dentro de un proceso concreto. 

Se rumorea que el ingeniero estadounidense Frank Gilbreth fue la primera persona en documentar el flujo de un proceso, ya que introdujo el concepto de ¬ęGr√°fico de proceso¬Ľ en la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mec√°nicos en 1921.

Los diagramas de flujo suelen constar de cuatro símbolos principales, vinculados con flechas que muestran la dirección del flujo:

1. Círculos alargados, que significan el inicio o el final de un proceso, con forma tipo de botón.

2. Rect√°ngulos, que muestran instrucciones o acciones.

3. Rombos, que resaltan dónde debemos tomar una decisión.

4. Paralelogramos, que muestran entrada y salida. Esto puede incluir materiales, servicios o personas.

Consejo de affinis:

Puedes utilizar muchos s√≠mbolos dentro de tus diagramas de flujo, pero ten en cuenta que su principal objetivo es facilitar la comunicaci√≥n. Si empleas s√≠mbolos que solo comprendes t√ļ o que pocas personas comprenden, es posible que perdamos todo el sentido al hacer estos diagramas. Por lo tanto, c√≥mo se dice en ingl√©s ‚Äúkeep it simple‚ÄĚ , mant√©n las cosas claras y simples.

Cu√°ndo usar un diagrama de flujo

Existen muchos motivos por los cuales las empresas utilizan los diagramas de flujo, como por ejemplo: 

  • Definir un nuevo proceso
  • Estandarizar un proceso.
  • Comunicar un proceso.
  • Identificar cuellos de botella o desperdicio en un proceso o resolver un problema .
  • Mejorar un proceso.

Por ejemplo, un fabricante podr√≠a asegurarse de mantener sus valores aplicando un diagrama de flujo de control de calidad que presente preguntas y puntos de decisi√≥n. Y un departamento de recursos humanos podr√≠a combinar un diagrama de flujo con un organigrama para mostrar a las personas a qui√©n contactar sobre problemas y cu√°ndo. Imag√≠nate la gran cantidad de tiempo que pueden llegar a ahorrar estos ‚Äúsimples‚ÄĚ diagramas facilitando procesos y tareas a priori complicados.

¬ŅPor qu√© usar diagramas de flujo?

La simplicidad de esta herramienta hace que comunicar y documentar un proceso sea rápido y claro, de modo que es más probable que el proceso se entienda y se aplique de manera correcta y consistente. También te puede ayudar a realizar una estimación sobre el tiempo que requiere una tarea, por ejemplo.

Y es que cuando aprendes a identificar quienes son las partes involucradas y en qué momento aparecen en el proceso, la comprensión y ejecución de las decisiones pertinentes se facilitan de forma potente. 

Pero eso no acaba aquí, también puedes beneficiarte del proceso de creación de un diagrama de flujo en sí mismo, a medida que lo construyes paso a paso.

Podr√°s concentrarte en los detalles de cada etapa individual, sin sentirte abrumado por el resto del proceso, y luego ¬ęalejarte¬Ľ nuevamente para ver una imagen m√°s amplia, lo que llamar√≠amos tomar perspectiva. Llegados a este punto creemos que ya te ha quedado claro el gran potencial de este tipo de diagramas, ahora llegamos al punto fundamental ¬ŅC√≥mo?

Cómo crear un diagrama de flujo

Sigue estos cuatro pasos para poder crear tus propios diagramas de flujo. 

Paso 1: identificar tareas involucradas

Comienza enumerando todas las tareas de un proceso en orden cronol√≥gico. Hazte preguntas como ¬ę¬ŅQu√© sucede a continuaci√≥n en el proceso?¬Ľ o ¬ę¬ŅNecesita X tomar una decisi√≥n antes del siguiente paso?¬Ľ o ¬ę¬ŅQu√© aprobaciones se requieren antes de pasar a la siguiente tarea?¬Ľ

Por un momento sal de tu propia persona y ponte en el lugar de la persona que utiliza ese proceso o ese método, a ser posible por primera vez.

Es interesante hablar con los miembros del equipo que trabajan directamente dentro de ese proceso para que nos den feedback sobre las posibles mejoras a realizar.

Mejor a√ļn, y lo que ser√≠a ideal, adopta un enfoque pr√°ctico y ejecuta el procedimiento t√ļ mismo, y piensa en los aspectos pr√°cticos de cada etapa. Emplea el mapeo de la experiencia del cliente si tu diagrama de flujo se enfoca en el servicio al cliente, para que puedas obtener una mejor comprensi√≥n del proceso.

Paso 2: Organizar y documentar tareas

A continuaci√≥n, comienza tu diagrama de flujo dibujando la forma del c√≠rculo alargado(o bot√≥n que dec√≠amos anteriormente) y etiquet√°ndolo como ¬ęPrincipio o inicio‚ÄĚ.

Luego, analiza todo el proceso y plasma las acciones y decisiones en el orden en que suceden. Enl√°zalos con flechas para ilustrar el flujo del proceso. (Como llamar√≠amos un esquema cuando √©ramos peque√Īos)

Cuando necesites tomar una decisi√≥n, dibuja flechas desde el rombo de decisi√≥n hacia cada soluci√≥n posible y luego etiqueta cada flecha con la decisi√≥n tomada. Recuerda mostrar el final del proceso usando otro bot√≥n etiquetado c√≥mo ‚ÄúFinal‚ÄĚ por ejemplo.

Paso 3: Vuelve a verificar el proceso

Cuando hayas completado tu diagrama de flujo, vuelva al principio y pru√©balo para asegurarte de que no ha pasado por alto nada. Trabaja en cada paso y preg√ļntate si has representado correctamente la secuencia de acciones y las decisiones involucradas. ¬ŅHay m√°s decisiones que tomar en ciertas etapas? Te recomendamos que pases el tiempo necesario en esta etapa, querer ir r√°pido es un flaco favor y vale m√°s dedicar algunos minutos m√°s para ahorrarnos muchos minutos despu√©s. 

Luego muestra tu diagrama de flujo a otras personas, especialmente a aquellas que trabajan directamente con el proceso. P√≠deles que prueben que funciona y que te digan si hay alg√ļn problema para poder mejorarlo. 

Paso 4: Cuestiona el diagrama de flujo

Finalmente, es posible que desees mejorar el proceso en lugar de simplemente grabarlo, todos buscamos siempre la mejora continua, forma parte de nuestra naturaleza. 

Entonces, analiza si alguno de los pasos que has descrito es innecesario o demasiado complicado. Identificar los principales cuellos de botella y formas de solucionarlos, para mejorar el rendimiento.

Puntos clave para crear un diagrama de flujo ganador

Los diagramas de flujo son diagramas simples que trazan un proceso, para que puedas comunicarlo fácilmente a otras personas. También puede emplearlos para definir y analizar un proceso, crear una imagen paso a paso del mismo y luego estandarizarlo o mejorarlo.

Para dibujar un diagrama de flujo, identifica las tareas y decisiones que tomas durante un proceso y escríbelas en orden adecuado. Luego, organiza estos pasos en el formato de diagrama de flujo, utilizando los símbolos apropiados.

Sabemos que hay procesos que son muy aptos para ser explicados de esta forma, pero otros procesos c√≥mo por ejemplo los de selecci√≥n implican otras muchas variables psicol√≥gicas que no se pueden plasmar de forma √≥ptima en este tipo de procesos. 

En estos casos es importante que dentro de los diagramas de flujo una de las decisiones a tomar sea delegar este proceso a una empresa especializada cómo Affinis.

 Si te gustaría que tus procesos de selección sean eficaces, rentables y con éxito asegurado, no lo dudes y contacta con nosotros. Estaremos encantados de poder ayudarte. 

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