Diagrama de flujo para resolver problemas en la empresa

Estos son los temas que trataremos:

El diagrama de flujo es una herramienta útil que hace que un proceso sea fácil de entender de un solo vistazo, ahorrando tiempo, dinero y posibles malentendidos.

¿Con qué frecuencia has pensado en optimizar un proceso en tu empresa, pero no estás seguro de por dónde empezar? O tal vez hayas tenido problemas para comprender un proceso cuando te lo describen en detalle.

Usando únicamente unas pocas palabras y algunos símbolos simples, muestran claramente lo que sucede en cada etapa y cómo esto afecta otras decisiones y acciones. ¿Interesante verdad?

En este artículo, analizamos cómo crear y utilizar diagramas de flujo, y exploramos cómo pueden ayudarte a resolver problemas en tus procesos empresariales, pero primero de todo empecemos definiendo

¿Qué es un diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo son diagramas fáciles de entender que muestran cómo encajan los diferentes pasos dentro de un proceso concreto. 

Se rumorea que el ingeniero estadounidense Frank Gilbreth fue la primera persona en documentar el flujo de un proceso, ya que introdujo el concepto de «Gráfico de proceso» en la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos en 1921.

Los diagramas de flujo suelen constar de cuatro símbolos principales, vinculados con flechas que muestran la dirección del flujo:

1. Círculos alargados, que significan el inicio o el final de un proceso, con forma tipo de botón.

2. Rectángulos, que muestran instrucciones o acciones.

3. Rombos, que resaltan dónde debemos tomar una decisión.

4. Paralelogramos, que muestran entrada y salida. Esto puede incluir materiales, servicios o personas.

Consejo de affinis:

Puedes utilizar muchos símbolos dentro de tus diagramas de flujo, pero ten en cuenta que su principal objetivo es facilitar la comunicación. Si empleas símbolos que solo comprendes tú o que pocas personas comprenden, es posible que perdamos todo el sentido al hacer estos diagramas. Por lo tanto, cómo se dice en inglés “keep it simple” , mantén las cosas claras y simples.

Cuándo usar un diagrama de flujo

Existen muchos motivos por los cuales las empresas utilizan los diagramas de flujo, como por ejemplo: 

  • Definir un nuevo proceso
  • Estandarizar un proceso.
  • Comunicar un proceso.
  • Identificar cuellos de botella o desperdicio en un proceso o resolver un problema .
  • Mejorar un proceso.

Por ejemplo, un fabricante podría asegurarse de mantener sus valores aplicando un diagrama de flujo de control de calidad que presente preguntas y puntos de decisión. Y un departamento de recursos humanos podría combinar un diagrama de flujo con un organigrama para mostrar a las personas a quién contactar sobre problemas y cuándo. Imagínate la gran cantidad de tiempo que pueden llegar a ahorrar estos “simples” diagramas facilitando procesos y tareas a priori complicados.

¿Por qué usar diagramas de flujo?

La simplicidad de esta herramienta hace que comunicar y documentar un proceso sea rápido y claro, de modo que es más probable que el proceso se entienda y se aplique de manera correcta y consistente. También te puede ayudar a realizar una estimación sobre el tiempo que requiere una tarea, por ejemplo.

Y es que cuando aprendes a identificar quienes son las partes involucradas y en qué momento aparecen en el proceso, la comprensión y ejecución de las decisiones pertinentes se facilitan de forma potente. 

Pero eso no acaba aquí, también puedes beneficiarte del proceso de creación de un diagrama de flujo en sí mismo, a medida que lo construyes paso a paso.

Podrás concentrarte en los detalles de cada etapa individual, sin sentirte abrumado por el resto del proceso, y luego «alejarte» nuevamente para ver una imagen más amplia, lo que llamaríamos tomar perspectiva. Llegados a este punto creemos que ya te ha quedado claro el gran potencial de este tipo de diagramas, ahora llegamos al punto fundamental ¿Cómo?

Cómo crear un diagrama de flujo

Sigue estos cuatro pasos para poder crear tus propios diagramas de flujo. 

Paso 1: identificar tareas involucradas

Comienza enumerando todas las tareas de un proceso en orden cronológico. Hazte preguntas como «¿Qué sucede a continuación en el proceso?» o «¿Necesita X tomar una decisión antes del siguiente paso?» o «¿Qué aprobaciones se requieren antes de pasar a la siguiente tarea?»

Por un momento sal de tu propia persona y ponte en el lugar de la persona que utiliza ese proceso o ese método, a ser posible por primera vez.

Es interesante hablar con los miembros del equipo que trabajan directamente dentro de ese proceso para que nos den feedback sobre las posibles mejoras a realizar.

Mejor aún, y lo que sería ideal, adopta un enfoque práctico y ejecuta el procedimiento tú mismo, y piensa en los aspectos prácticos de cada etapa. Emplea el mapeo de la experiencia del cliente si tu diagrama de flujo se enfoca en el servicio al cliente, para que puedas obtener una mejor comprensión del proceso.

Paso 2: Organizar y documentar tareas

A continuación, comienza tu diagrama de flujo dibujando la forma del círculo alargado(o botón que decíamos anteriormente) y etiquetándolo como «Principio o inicio”.

Luego, analiza todo el proceso y plasma las acciones y decisiones en el orden en que suceden. Enlázalos con flechas para ilustrar el flujo del proceso. (Como llamaríamos un esquema cuando éramos pequeños)

Cuando necesites tomar una decisión, dibuja flechas desde el rombo de decisión hacia cada solución posible y luego etiqueta cada flecha con la decisión tomada. Recuerda mostrar el final del proceso usando otro botón etiquetado cómo “Final” por ejemplo.

Paso 3: Vuelve a verificar el proceso

Cuando hayas completado tu diagrama de flujo, vuelva al principio y pruébalo para asegurarte de que no ha pasado por alto nada. Trabaja en cada paso y pregúntate si has representado correctamente la secuencia de acciones y las decisiones involucradas. ¿Hay más decisiones que tomar en ciertas etapas? Te recomendamos que pases el tiempo necesario en esta etapa, querer ir rápido es un flaco favor y vale más dedicar algunos minutos más para ahorrarnos muchos minutos después. 

Luego muestra tu diagrama de flujo a otras personas, especialmente a aquellas que trabajan directamente con el proceso. Pídeles que prueben que funciona y que te digan si hay algún problema para poder mejorarlo. 

Paso 4: Cuestiona el diagrama de flujo

Finalmente, es posible que desees mejorar el proceso en lugar de simplemente grabarlo, todos buscamos siempre la mejora continua, forma parte de nuestra naturaleza. 

Entonces, analiza si alguno de los pasos que has descrito es innecesario o demasiado complicado. Identificar los principales cuellos de botella y formas de solucionarlos, para mejorar el rendimiento.

Puntos clave para crear un diagrama de flujo ganador

Los diagramas de flujo son diagramas simples que trazan un proceso, para que puedas comunicarlo fácilmente a otras personas. También puede emplearlos para definir y analizar un proceso, crear una imagen paso a paso del mismo y luego estandarizarlo o mejorarlo.

Para dibujar un diagrama de flujo, identifica las tareas y decisiones que tomas durante un proceso y escríbelas en orden adecuado. Luego, organiza estos pasos en el formato de diagrama de flujo, utilizando los símbolos apropiados.

Sabemos que hay procesos que son muy aptos para ser explicados de esta forma, pero otros procesos cómo por ejemplo los de selección implican otras muchas variables psicológicas que no se pueden plasmar de forma óptima en este tipo de procesos. 

En estos casos es importante que dentro de los diagramas de flujo una de las decisiones a tomar sea delegar este proceso a una empresa especializada cómo Affinis.

 Si te gustaría que tus procesos de selección sean eficaces, rentables y con éxito asegurado, no lo dudes y contacta con nosotros. Estaremos encantados de poder ayudarte. 

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