7 Errores comunes en la gestión del tiempo

Estos son los temas que trataremos:

¿Qué tan bien sabes usar la gestión del tiempo? Si eres como muchas personas, ¡tu respuesta puede no ser completamente “alentadora”! 

Es posible que te sientas sobrecargado y, a menudo, tengas que trabajar hasta tarde para cumplir con los plazos. Con el consecuente agobio que eso termina generando. 

Muchos de nosotros sabemos que podríamos administrar nuestro tiempo de manera más efectiva; pero puede ser difícil identificar los errores que estamos cometiendo y saber cómo podemos mejorar. 

Sin embargo, cuando administramos bien nuestro tiempo, somos excepcionalmente productivos en el trabajo y nuestros niveles de estrés disminuyen. 

Podemos dedicar tiempo a los proyectos más importantes de nuestra vida como lo es nuestra familia

En este artículo, te quiero compartir 7 errores en la gestión del tiempo que se suelen ver de forma más frecuente entre mis clientes. Te ayudaré a identificarlos y hablaremos de algunas estrategias para no dejar que nos limiten más.

Error # 1: no mantener una lista de objetivos en mente

¿Alguna vez has tenido esa molesta sensación de que te has olvidado de hacer un trabajo importante? Si es así, puedo sentir tu ansiedad desde aquí, eso es porque como siempre me han dicho de pequeño, más vale lápiz pequeñito que cabeza muy grande. 

El truco en muchos casos es, por un lado, reducir el número de tareas y por otro saber priorizar ¿Cómo? Es simple, pon números del 1 al 4 en función de la prioridad y céntrate en las que si o si tienes que terminar hoy.

Eso si, no escatimes con los detalles es el paso más importante, si pones un objetivo demasiado grande y amplío que dentro suyo está lleno de mini pasos, es ahí cuando nos podemos estar preparando para un fracaso interesante

Aprender a ponernos objetivos es realmente una obra de arte. 

Tip: Te recomiendo que apuntes tus objetivos en un lugar visible y accesible para que los tengas constantemente en mente. 

Error #2: Gestión del tiempo y tus metas a largo plazo

¿Dónde te gustaría estar en 6 meses? ¿O en el próximo año? Si no te lo has planteado, quizás sea un buen momento para empezar a ponerlo en tu mente.

Empezar a establecer tus propias metas personales es tremendamente importante para aprender a realizar una gestión del tiempo eficiente. Porque sin una visión, sin un lugar a donde llegar, realmente da igual lo que hagas. 

Cuando sabes a dónde quiere ir, puedes administrar tus prioridades, tiempo y recursos para llegar allí. 

El problema más frecuente que me encuentro es que a la mayoría, por no decir a todos, no nos han enseñado a establecer objetivos relevantes y mucho peor aún, no nos han enseñado a mantenernos constantes y disciplinados con nuestros objetivos personales.

Error #3: No priorizar(te) a ti ni a tu tiempo

¿Cuántas veces a lo largo del día te interrumpen? Estás enfrascado en un nuevo proyecto o en una gran idea y de golpe vienen problemas y “emergencias” o eso te dicen, que te cortan todo el estado de flow.

Estás seguro de que la idea que tenías en mente podía llegar a ser un buen punto para tu vida o tu negocio, pero una vez más, se perdió el hilo en las “supuestas emergencias”.

A veces, es difícil saber cómo priorizar, especialmente cuando te enfrentas a una avalancha de tareas aparentemente urgentes. Sin embargo, es esencial aprender a priorizar las tareas de manera efectiva si deseas gestionar mejor tu tiempo.

Quizás te suena la Matriz de Prioridades de Eisenhower, es una herramienta muy útil siempre y cuando tienes claras cuáles son tus prioridades y te conoces lo suficiente como para ser sincero contigo mismo. 

No es cuestión de la herramienta, es cuestión de como se usa esa herramienta.

Error #4: Perder el foco es la mejor manera de fracasar

¿Sabías que la media de la población pierde 2-3 horas del día por las distracciones. Imagina la cantidad de horas que suponen a la semana, si calculas, siendo justos 2,5/día. Es un total de 17,5 horas a la semana, casi un día entero perdido cada semana. 

Sigamos un poco más, al mes son 70 horas, ya nos vamos casi a 3 días al mes perdidos. ¿Al año? 840 horas o lo que es lo mismo, 35 días, las distracciones te están quitando más de un mes de vida al año. 

Ya sea que provengan de correos electrónicos, chats de mensajería, colegas en crisis o llamadas telefónicas de clientes, las distracciones nos impiden lograr llegar al flow, ese estado en el que nuestra productividad se dispara y es el trabajo satisfactorio y aparentemente sin esfuerzo que hacemos cuando estamos 100 por ciento con el foco en una tarea.

Si quieres tener el control de tu día y hacer tu mejor trabajo, es vital saber cómo minimizar las distracciones y gestionar las interrupciones efectivamente. 

También debes aprender a mejorar tu concentración, incluso cuando te enfrentas a distracciones, debes saber mantener la clama y el foco pase lo que pase. 

Error #5: Procrastinación, el enemigo jurado de la gestión del tiempo.

La procrastinación, ese mal que nos afecta a todos en mayor o menor medida, aparece cuando pospones tareas en las que deberías concentrarte en este momento. Cuando pospones las cosas, te sientes culpable por no haber comenzado, con lo que empieza un bucle sin fin de malestar hasta que lo haces.

Vamos a ver como podemos comprobar si procrastinamos o no.  

El tiempo que tardas entre que sabes que tienes que llevar a cabo una tarea y la empiezas es directamente proporcional a tu nivel de procrastinación (no me refiero a dejarlo todo de golpe) sino en realizar la tarea en cuanto te sea posible.

¿Por qué procrastinamos? ¿Por qué a menudo nos planteamos todo el coste de ejecutar esa gestión, pero claro, si queremos comernos una manzana de un bocado, resulta un problema, como lo haces? Trocito a trocito

Con los objetivos pasa lo mismo, empieza en pequeño y coge inercia, luego lo demás viene rodado. Pero es importante que aprendas a crear ese hábito para no dejar que la procrastinación siga arruinando tu malestar y proficiente malos resultados. 

Te recomiendo encarecidamente empezar a crear planes de acción para que se ajusten a tus necesidades y objetivos, es tremendamente útil. 

Error #6: No saber decir que no

¿Eres una persona a la que le cuesta decir «no» a la gente? Si es así, probablemente tengas demasiados proyectos y compromisos en tu apretada agenda.

Esto supone la receta perfecta para un bajo rendimiento, estrés y una moral por los suelos.

O bien, podría ser un microgerente: alguien que insiste en controlar o hacer todo el trabajo por sí mismo, porque no puede confiar en que nadie más lo haga correctamente. ¿Te suena de algo la palabra delegar?

De cualquier manera, asumir más de lo que puedes llevar a cabo es tener una pésima gestión del tiempo y priorizarte muy poco. 

Ten clara una cosa, una pregunta que muchas veces lo cambia todo.

¿Cuándo digo que si a esto, a que le estoy diciendo que no?

Error #7: No parar ni a respirar.

Es imposible llevar el coche siempre revolucionado y esperar que nunca se averíe, es una lógica aplastante, pero cuando se habla de nosotros mismos y nuestro cerebro, parece que las leyes se transforman y ya no sirve la lógica.

Aprender a descansar es importante, corrijo, necesario. Tu mente necesita descansar, desconectar, poder recuperar fuerzas y tomar aliento.

Cómo siempre no nos han enseñado a realizar descansos profundos y bien hechos, a realmente darle a la mente el descanso de calidad que merece. Vivimos a base de cafeína y de noches de 4-5 horas de mal sueño. 

Está claro que aprender sobre gestión del tiempo es un tema mucho más complicado que ponerse un horario o usar una técnica Pomodoro, es realmente complejo y es importante que aprendas a gestionar TU TIEMPO, no lo que le sirve a todo el mundo

Por eso en Affinis nos encargamos de liberar el tiempo que requiere la captación de talento para tu empresa, deja que te ayudemos y ponte en contacto con nosotros

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