Te contamos qué son los procesos de Onboarding para que conozcas su importancia en la actualidad. Además, te aconsejamos que preguntes por ello si estás en búsqueda de una mejora profesional. Saber si la empresa que te contratará tiene este proceso incorporado es un dato relevante para aceptar su oferta. Nos referimos a que dice mucho bueno de la organización si lo aplican como vamos a explicarte.
¿Qué es un proceso de Onboarding?
Se trata de un modo de acoger a nuevos empleados en una empresa. Entre los objetivos que persigue, está el de permitir al nuevo empleado familiarizarse con la cultura empresarial, con el rol que va a desempeñar así como con las demás personas de la organización.
Para entendernos mejor, los procesos de Onboarding o acogida, tienen como objeto que la persona que se incorpora a trabajar a una empresa lo haga con la mayoría de dudas iniciales resueltas. Y evitarle en sus primeros días de trabajo: sentir que tiene más preguntas que respuestas, que le cuesta integrarse o creer que es una «molestia» para sus compañeros. Si vive un buen onboarding en un empleo seguro que al llegar a casa querrá hablar de ello y esto es también un indicador de calidad.
Del mismo modo, un buen proceso de acogida, tendrá impacto en la empresa que recibe a este nuevo profesional. Y se evitarán situaciones de pasillo incómodas o que generen «suspicacias» al facilitar la comunicación y transparencia. Porque a todos nos gusta saber quién llega nuevo a la oficina para darle la bienvenida, ¿verdad?
Características de los procesos de Onboarding
Partes del proceso
Administrativa. Hace referencia a las actividades que rodean a la contratación. Hay que recabar la información necesaria y asegurar las firmas. Además, se clarifican las cuestiones legales del contrato y se explican cuestiones relativas al funcionamiento de la empresa a nivel global. Para asegurarse de que toda la información llega a manos del nuevo empleado, se puede entregar un manual de empleado (employee handbook) que recoja las informaciones principales.
Formativa. Esta parte del proceso puede prolongarse en el tiempo, ya que contiene las acciones dirigidas a la acogida e integración. Las formas de desarrollarla son diversas y las explicamos en más detalle a continuación. En algunas empresas tienen sistemas como los learning management system (LMS) que optimizan esta fase.
Tipos
Existen dos tipos de procesos de Onboarding, en función del alcance y grado de especificidad. Una global que hace referencia a la organización en su conjunto, sus valores, objetivos y filosofía. Y una más específica que se centra de manera principal en el departamento, área o sector en el que se incorpore la persona.
Duración
La duración es variable y dependerá de la empresa, el puesto a cubrir y otros factores que se determinarán en el departamento de recursos humanos de acuerdo a la estrategia empresarial. Lo mínimo suelen ser de 1 a 3 meses, pero puede durar desde un día o extenderse incluso al año.
Beneficios
Mostramos aquí los principales beneficios de llevar a cabo este proceso en cualquier empresa:
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Facilita el proceso de adaptación e integración al puesto.
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Asegura una primera impresión positiva.
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Aumenta la retención de talento casi un 70%.
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Favorece la productividad inicial.
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Se reduce el coste de posteriores procesos de selección para la empresa al haber menor porcentaje de abandono inicial.
Cómo lograr procesos de Onboarding exitosos
Te mostramos algunas acciones a incorporar en el proceso, las hemos dividido en función del momento del mismo.
Antes de la contratación: un buen proceso se inicia en el momento de la selección de candidatos. Es importante mantener una comunicación ágil y activa, a nadie le gusta participar en un proceso del que no recibe noticias. Esto también puede permitir el ir conociendo a otras personas que trabajan en la empresa, por ejemplo, si durante el proceso se realizan dinámicas o entrevistas con ellas. Una práctica recomendada es la de hacer una visita a las instalaciones antes de la incorporación, de este modo la persona se visualiza y el primer día le resultará un lugar reconocible.
En la contratación: esta parte se pone en marcha tras la aceptación de la oferta. Suele ser más administrativa, pero no hay que olvidar la experiencia del trabajador por ello. Conviene facilitar la firma de documentos a través de certificado digital (PRL, RGPD, entrega de materiales, etc.). Es fundamental hacer llegar al trabajador cuanto antes su contrato de trabajo.
En este momento o a partir del primer día, hay que asegurarse de dar los accesos y claves a las diferentes plataformas o sistemas en los que se trabaje. Así se evitan esos tiempos improductivos y frustrantes esperando permisos, claves y sin saber dónde encontrar la información. Del mismo modo, es crucial dedicar una parte del proceso a explicar bien las herramientas, usos y objetivos.
El primer día y los siguientes: orientación al trabajador. Es frecuente realizar una sesión de bienvenida, lo ideal es que sea persona a persona. Suele encargarse alguien de recursos humanos y puede haber sesiones posteriores con otras personas de la empresa, de su departamento o sección.
Algunas maneras de realizar esta parte:
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Efectuar un recorrido por el lugar de trabajo haciendo las presentaciones oportunas.
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Desarrollar dinámicas que faciliten la presentación social al resto de la empresa.
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Envío de un correo por parte de la empresa al resto de empleados.
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Uso de vídeos explicativos o learning managment system (LMS).
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Facilitar un espacio de consulta accesible, ya sea virtual o personal.
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Establecer la figura del mentor (onboarding buddy).
Seguimiento: sirve para obtener feedback del nuevo empleado. Se puede hacer al mes, a los 3 meses y al medio año. Es preferible hacerlo en persona, si es posible para la empresa. Permite asegurarse de que tiene las herramientas y conocimientos adecuados para su buen desarrollo.
Ventajas del uso de tecnología
Hoy en día es habitual el uso de herramientas en los departamentos de recursos humanos y en este caso tiene muchas ventajas observables desde el primer momento. Aquí te mostramos algunas de las cuestiones que permiten:
- El trabajador puede hacer su proceso «a medida».
- Invertir mejor el tiempo y centrarse en la experiencia del empleado.
- Evitar errores debidos a descuidos u olvidos en las listas de acciones.
- Facilitar el seguimiento de la acogida por parte de todos los agentes implicados.
- Ofrecer contenidos actualizados y la misma información compartida.
En Affinis sabemos que los procesos de Onboarding permiten alcanzar algunos resultados que toda empresa debe perseguir. Por ello, si eres empresa, te aconsejamos optimizarlos, nosotros podemos asesorarte y acompañarte en el cambio.
