La forma de gestionar las vacaciones de tu equipo en verano

Estos son los temas que trataremos:

Llega el verano y con este una de las labores más complicadas de cualquier gerente o responsable de equipo en una empresa: gestionar las vacaciones del equipo de trabajo.

El verano es una época que para los trabajadores es sinónimo de descanso, mientras que para los responsables de equipo o el departamento de Recursos Humanos supone una carga de trabajo y muchos quebraderos de cabeza.

Cuadrar turnos, programar ausencias, reorganizar tareas, adelantarse a ausencias, organizar equipos, etc. Nada fácil. Por eso, desde Affinis queremos darte una serie de consejos para que consigas crear una buena estrategia de planificación y el verano no se convierta en un caos para ti y para tu empresa.

Consejos para gestionar las vacaciones en la empresa

  • Marco legal

Lo primero de todo, siempre hay que tener en cuenta el marco legal. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores se encarga de regular el uso y disfrute de las vacaciones de los empleados de una empresa.

El contrato y el convenio de empresa o sector también se encargan de establecer las bases sobre la gestión de las vacaciones: cuantos días corresponden al trabajador, en qué periodo puede disfrutarlos, antelación con el que solicitarlas, épocas de máxima carga laboral en las que no podrán ejecutarse las vacaciones, etc.

Tanto el trabajador como el departamento de Recursos Humanos deben conocer los detalles, criterios y requisitos para poder gestionar las vacaciones correctamente.

  • Planificación

Para que el trabajo de la empresa no se bloquee y no haya problemas ni retrasos, es importante planificar con la antelación suficiente aquellas tareas que deberán llevarse a cabo durante la temporada de vacaciones y, sobre todo, quién puede realizarlas.

Así, el responsable del equipo o el de Recursos Humanos deberá encargarse de pedir a los empleados las fechas previstas con un tiempo suficiente de antelación. Aunque también deberemos tener en cuenta que siempre pueden surgir imprevistos que deberemos solventar en el momento para que la producción y el trabajo no se vea afectado.

Una buena planificación es clave para gestionar las vacaciones en una empresa.

  • Prioridad

La empresa debe de establecer un orden de prioridad para determinados empleados con circunstancias especiales, de manera que estos puedan pedir las vacaciones antes que el resto de los trabajadores.

Este orden de prioridades suele ser establecido por el departamento de recursos humanos. Los criterios más habituales son:

                – Empleados con hijos: con el fin de propiciar y facilitar la conciliación familiar.

                – Antigüedad: con la finalidad de compensar la fidelidad y compromiso de los trabajadores.

                – Rotación: es el sistema más justo, pues de esta manera los empleados siempre tendrán la oportunidad de elegir en primer lugar.

  • Calendario de vacaciones

Este es uno de los grandes retos de los gerentes, responsables o del Departamento de Recursos Humanos: hacer el cuadrante para gestionar las vacaciones.

Durante años Excel ha sido la herramienta por excelencia para realizar esta tarea, pero actualmente existen multitud de herramientas y aplicaciones estupendas para la gestión de las vacaciones.

Este tipo de software de gestión de vacaciones es la mejor manera de centralizar todo el proceso en una misma plataforma y automatizar y digitalizar el proceso. Muy recomendable.

  • Errores a evitar

Para gestionar las vacaciones en una empresa se suele caer en determinados errores que pueden complicarnos mucho la tarea. Algunos de los más comunes son:

              –  Planificar con demasiada antelación: de esta manera la empresa se puede arriesgar a la aparición de imprevistos.

              –  Excesiva rigidez: la flexibilidad siempre es una virtud en el mundo empresarial, sea en el ámbito que sea.

           –   Falta de comunicación: es imprescindible escuchar las necesidades de los empleados y, por otra parte, conocer lo imprescindible que es su papel en la empresa.

             –    Olvidar festivos locales

 

Si necesitas ayuda para la gestión de tu empresa en cualquier aspecto de Recursos humanos, en Affinis podemos ayudarte. Somos expertos en la selección de personal y gestión de Recursos Humanos.

Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.

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